La que va ser la primera tasca del Grup dels Arxivers del Baix Empòrdà
L’any 2007 es promulgava la llei 11/2007, d’accés
electrònic dels ciutadans als Serveis Públics que pretén apropar l’administració
al ciutadà aprofitant l’ús de les noves tecnologies. Les administracions locals
entraven en una nova era, el repte de complir els objectius de la llei amb
totes les garanties que fan referència a la gestió dels documents
administratius. Arrel d’aquesta avinentesa, el Consell Comarcal del Baix Empordà
que dóna suport a diversos municipis de la comarca es va trobar amb la
necessitat d’ampliar la seva oferta per tal d’ajudar al compliment de la nova
normativa a les administracions locals de la comarca. Va néixer així, impulsat
per l’Àrea d’Informàtica, el projecte GDTE que pretén desenvolupar una eina
informàtica de gestió de tràmits electrònics i de gestió documental per tal
d’automatitzar les tasques de gestió d’expedients i documents dels ajuntaments baix
empordanesos.
És evident que els documents produïts en els
nous suports també necessiten una organització que faci factible la seva
gestió. En primer lloc, i aquí estan d’acord tots els experts, documents amb
paper i documents digitals conviuran durant un període previsiblement llarg. En
segon lloc, i si tenim present que els documents es creen per a respondre a les
responsabilitats que l’administració local té en vers el ciutadà, el suport en
què han estat creats és indiferent sempre que es garanteixi la seva
autenticitat i el caràcter de document original imprescindible per a la seva
validesa com a document probatori dels drets del ciutadà i de l’administració.
En qualsevol cas, el disseny del document electrònic i dels tràmits que ha de
seguir requereix una anàlisi complexa amb la intervenció de molts actors.
Un col·lectiu implicat com a un dels actors
esmentats és el dels arxivers. I potser aquí cal fer una mica d’història. Des
de la llei d’arxius de l’any 1985, l’arxivística catalana ha avançat molt en el
camí de fer-se imprescindible en l’organització de la documentació administrativa
per una raó bàsica: els documents que es creen ara són els que en un futur
proper seran documents essencials i testimonis de la nostra societat. Així, si
quan els arxius van començar el seu funcionament, la principal tasca era la de
recollir i organitzar la documentació històrica, actualment s’han d’implicar en
la gestió dels documents administratius per tal de respondre amb cura a les
tasques diàries i per garantir un traspàs organitzat al dipòsit d’arxiu.
La gestió documental es converteix en una
eina indispensable de la gestió administrativa que evita, entre d’altres
situacions no desitjables, la proliferació de magatzems de capses
desorganitzades i, on a la llarga, trobar un expedient es converteix, com a
mínim, en un problema de difícil solució. Potser per això l’arribada de la
tecnologia digital està tan ben vista per diversos sectors de l’administració
ja que farà desaparèixer el lloguer de magatzems. La pregunta és: hem pensat ja
com guardarem els documents digitals, com farem que la seva gestió sigui
dinàmica, segura, íntegra i fiable i com els conservarem? Si no s’han establert
unes bases prèvies de gestió documental, no correm el risc de convertir els
ordinadors o els discs durs externs en un gran magatzem de fitxers
desorganitzats?
La tasca d’organització sota uns criteris
arxivístics és tan necessària amb els documents digitals com ho ha estat fins
ara amb els documents en suport paper. Per això des del mateix Consell es va
demanar la participació dels arxivers dels municipis que confiaven en el
projecte comarcal. Les primeres reunions amb els informàtics, a part d’establir
els requisits bàsics que havia de contemplar una aplicació d’aquesta mena, van
donar com a resultat la necessitat de treballar en la classificació dels
documents, una de les eines bàsiques del treball arxivístic i l’any 2009 es va
demanar a l’Arxiu Comarcal l’elaboració d’un quadre de classificació que fos
vàlid per a tots els municipis de la comarca.
El projecte base d’aquest quadre es presentà
el mes d’abril del 2010 i va ser l’inici del grup de treball dels arxivers que
signem aquest article. Perquè la bona notícia per a l’arxivística de la comarca
és que tots els arxivers municipals participen en la confecció d’aquesta eina,
o bé, fan el seguiment de les reunions del grup de treball.
L’elaboració d’un quadre de classificació és
sempre una tasca complexa. En principi, cada administració ha de tenir la
classificació adequada a les seves necessitats. Tot i així, un quadre de màxims
i de mínims pot ser molt útil a totes les administracions locals de la comarca
perquè tots els ajuntaments tenen les mateixes funcions bàsiques i actuen sobre
les matèries establertes per la legislació comuna corresponent. Potser les
tasques dels arxivers municipals –i de tots els organismes de l’administració
pública– a nivell intern no són tan conegudes per la ciutadania. De manera molt
esquemàtica podem dir que els arxivers amb els responsables administratius i el
personal de l’organisme analitzen les funcions i activitats de l’ens, posen nom
i lloc als expedients produïts dins una estructura lògica –el quadre de
classificació–, proposen millores en la gestió bàsicament per evitar la
proliferació de còpies, aporten solucions als problemes de gestió diària i
segueixen els procediments establerts normativament per a la bona conservació
de la documentació essencial, la qual cosa implica gestionar l’eliminació dels
documents que han exhaurit el seu període de validesa.
En el grup de treball dels arxivers de la
comarca es treballa conjuntament la fase més bàsica i important en la gestió de
la documentació, la d’anàlisi de funcions, activitats i documentació. L’estructura
bàsica del quadre de classificació, les funcions i les matèries, ja està
acordada. Les divisions següents s’estan desenvolupant actualment amb les
experiències aportades per cada membre del grup, la valoració de quadres
existents i recordant sempre que cal que ens adeqüem al futur, a la gestió
electrònica i a les noves tecnologies.
Després de gairebé un any de treball i, conscients
de que aquesta experiència no es repetia a altres comarques, es va decidir
adoptar un nom. Per unanimitat es va escollir un nom obvi i senzill amb un
acrònic divertit, ABE. Malgrat aquestes sigles, tan similars a aquelles que ens
evoquen velocitat, el treball dels Arxivers
del Baix Empordà es fa sense presses, conscients dels requeriments que volem
que tingui l’objecte del nostre treball: funcionalitat, flexibilitat, rigor i garantia
de futur.
Arxivers del Baix Empordà (ABE)
